Automatische incasso maakt je geldstroom een stuk voorspelbaarder. In plaats van wachten tot ouders zelf overmaken, schrijf je het bedrag op een vast moment af. Dat scheelt herinneringen en achterstanden. Maar incasso vraagt wel om een zorgvuldige opzet, want je werkt met de rekening van een ander.
Begin met heldere afspraken
Voordat je kunt incasseren, heb je toestemming van de ouder nodig in de vorm van een machtiging. Leg duidelijk vast welk bedrag je wanneer afschrijft. Hoe helderder dit aan de voorkant is, hoe minder vragen en terugboekingen je achteraf krijgt.
Koppel het aan een kloppende factuur
Je incasseert wat je factureert. Klopt de factuur niet, dan incasseer je een verkeerd bedrag, en dat geeft direct gedoe. Een goede facturatie is dus de voorwaarde voor een soepele incasso.
Regel de uitzonderingen vooraf
Soms lukt een afschrijving niet, bijvoorbeeld door onvoldoende saldo. Bedenk vooraf wat er dan gebeurt: wanneer je opnieuw probeert, wanneer je de ouder benadert en hoe je dit administratief verwerkt. Met een vaste route blijft ook een mislukte incasso overzichtelijk.
Houd het netjes en transparant
Communiceer duidelijk over de incassodatum en het bedrag. Ouders waarderen het als ze weten waar ze aan toe zijn, en jij voorkomt onnodige terugboekingen. Transparantie maakt incasso voor iedereen prettiger.
Liever uit handen?
DebiCare verzorgt de incasso voor kinderopvangorganisaties al sinds 2006, met aandacht voor de afspraken en de uitzonderingen. Zo komt je geld op tijd binnen zonder dat jij erachteraan hoeft. Plan gerust een vrijblijvende kennismaking.