Factureren lijkt routine, maar het is een van de plekken waar fouten direct opvallen bij ouders. Een verkeerd bedrag of een late factuur zorgt voor vragen, verwarring en soms wantrouwen. Met een paar vaste afspraken maak je van facturatie een rustig en betrouwbaar proces.
Laat je facturen aansluiten op de contracten
Een factuur is alleen juist als de gegevens eronder kloppen. De afgesproken uren, de opvangvorm en het tarief uit het contract vormen de basis. Verander er iets in het contract, dan moet dat meteen doorwerken in de facturatie. Daarom hangen contractadministratie en facturatie zo nauw samen.
Kies een vast ritme
Bepaal een vaste factuurdatum en houd je daaraan. Ouders weten dan waar ze aan toe zijn en jij houdt grip op je geldstroom. Een vast moment maakt het ook makkelijker om vooraf te controleren of alles klopt, in plaats van achteraf te corrigeren.
Bouw een controlestap in
Loop voor het versturen kort na of de uren, tarieven en eventuele mutaties verwerkt zijn. Die ene controle voorkomt het gros van de correcties achteraf. Zeker bij wijzigingen halverwege de maand is het de moeite waard om even goed te kijken.
Denk aan de samenhang met de toeslag
De gegevens die je factureert, raken ook de kinderopvangtoeslag van ouders. Kloppen je uren en tarieven niet, dan kan dat doorwerken in wat zij ontvangen of moeten terugbetalen. Zorgvuldig factureren is dus niet alleen netjes voor je eigen administratie, maar helpt ook je ouders.
Maak het jezelf makkelijker
Goede software en een vast proces nemen veel handwerk en foutgevoeligheid weg. En wil je het helemaal uit handen geven? DebiCare verzorgt sinds 2006 de facturatie voor kinderopvangorganisaties, nauwkeurig en op tijd. Plan een vrijblijvende kennismaking als je wilt weten wat dat voor jou zou betekenen.