De contractadministratie is misschien niet het meest spannende onderdeel van je werk, maar het is wel het fundament. Bijna alles wat daarna komt, je planning, je facturatie en de toeslag van ouders, leunt op wat er in het contract staat. Klopt dat niet, dan werkt die fout overal in door.
Wat hoort er in een contract
Leg per kind helder vast welke opvang is afgesproken: de vorm, de dagen en uren, de ingangsdatum en de looptijd, en de geldende voorwaarden. Hoe completer en duidelijker dit is, hoe minder ruimte er is voor misverstanden later.
Houd wijzigingen netjes bij
In de kinderopvang verandert er voortdurend iets: een extra dag, een opzegging, een kind dat doorstroomt naar een andere groep. Elke wijziging hoort meteen in de administratie. Een mutatie die blijft liggen, duikt vroeg of laat op als een verkeerde factuur of een probleem met de toeslag.
Werk juridisch correct
Een contract is ook een juridisch document. Zorg dat je voorwaarden actueel zijn en aansluiten op de regels in de sector. Bij een geschil of een opzegging is het prettig als alles netjes en aantoonbaar is vastgelegd.
Denk aan de samenhang
Omdat de contractadministratie zo bepalend is, loont het om dit onderdeel echt op orde te hebben voordat je naar facturatie en incasso kijkt. Een kloppend contract maakt de rest van de keten een stuk eenvoudiger.
Hulp bij je contractadministratie
DebiCare houdt sinds 2006 de contractadministratie bij voor kinderopvangorganisaties, zodat contracten, mutaties en voorwaarden altijd kloppen en up-to-date zijn. Wil je weten hoe we dat voor jou kunnen doen? Plan een vrijblijvende kennismaking.