Op 7 oktober organiseerden Dienst Toeslagen en het ministerie van SZW de eerste testmiddag over de nieuwe financiering van de kinderopvang. De zaal zat vol met mensen uit de sector: administratief medewerkers, eigenaren, softwareleveranciers, brancheorganisaties en ouders. DebiCare was erbij. Hieronder lees je wat we zagen, wat er is gezegd en wat het betekent voor je kindadministratie.

Waarom een testmiddag?

Dienst Toeslagen wordt de uitvoerder van het nieuwe stelsel, waarin de overheid vanaf 2029 rechtstreeks aan de kinderopvangorganisatie betaalt in plaats van aan de ouder. Toeslagen en SZW kiezen bewust voor een andere aanpak dan gebruikelijk: beleid en uitvoering bouwen samen, en vanaf het begin wordt getest met de mensen die er straks mee moeten werken.

Wat we te zien kregen noemt Toeslagen de "alpha-versie": de eerste versie waarin alle functies uit het wetsvoorstel in de basis werken. Je kunt als organisatie een contract vastleggen, uren indienen en zien hoeveel subsidie je per kind ontvangt. In een testomgeving wordt een urenindiening zelfs al omgezet in een betaalopdracht voor de bank. Toeslagen was er open over dat de schermen nog ruw zijn. Daar was de middag ook voor bedoeld: reacties ophalen.

De planning volgens Dienst Toeslagen

  • Nu: de alpha-versie, getest met de sector.
  • 2027: een jaar doorbouwen naar een bèta-versie die klaar is voor echte gegevens.
  • 2028: stap voor stap invoeren in de praktijk, met echte organisaties, ouders en betalingen.
  • 1 januari 2029: de beoogde start.

Het wetsvoorstel ligt sinds september bij de Raad van State. Daarna moeten de Tweede en de Eerste Kamer nog instemmen. Toeslagen verwacht dat pas richting eind 2027 zeker is of de wet het haalt. De datum van 1 januari 2029 is dus het doel, nog geen zekerheid.

Zo werkt het straks, in het kort

De ouder meldt zich één keer aan. Toeslagen controleert of de ouder werkt, zoveel mogelijk automatisch via koppelingen met onder meer UWV, de Belastingdienst en DUO. In de beste gevallen is een ouder volgens Toeslagen binnen een minuut klaar. Lukt het niet automatisch, dan uploadt de ouder een bewijsstuk.

Jij vraagt de subsidie aan. Niet de ouder, maar de kinderopvangorganisatie vraagt de vergoeding aan, per kind. Het systeem kijkt of de ouder al is goedgekeurd. Volgens het wetsvoorstel kun je tot een maand na de start van de opvang aanvragen, met terugwerkende kracht.

Je sluit met elke ouder een nieuw contract. Het wetsvoorstel noemt dit het 4%-contract: de ouder betaalt alleen het deel dat niet wordt vergoed, plus wat je boven de maximum uurprijs rekent. Bij de huidige 95,6 procent vergoeding komt dat neer op ongeveer 4,4 procent. Krijgt een ouder geen recht, dan kan het een 100%-contract worden.

Je levert elke maand uren aan. Per kind gaat het onder meer om contracturen, gefactureerde uren en aanwezigheidsuren. Dat kan via je eigen software als die aansluit, of via een gratis basisvoorziening van Toeslagen.

Je kiest: vooraf of achteraf betaald worden. Er is één betaalmoment per maand. Kies je voor vooraf, dan krijg je eerder geld maar ook meer correcties achteraf. Volgens het wetsvoorstel kun je die keuze één keer per jaar wijzigen.

Elk kwartaal kijkt Toeslagen opnieuw of de ouder nog voldoet. Voldoet een ouder niet meer, dan krijgt die eerst ruim de tijd om dat te herstellen. Daarna krijgen ouder én organisatie een besluit, en loopt de subsidie nog zes weken door. Het wegvallen van de subsidie geeft je een wettelijke grond om het contract op te zeggen of om te zetten naar een 100%-contract.

Geen terugvorderingen bij ouders. "Wat gesubsidieerd is, is gesubsidieerd," zei Toeslagen. Dat geldt voor ouders. Ontvangt de organisatie geld waar geen recht op was, bijvoorbeeld door fouten in de aangeleverde gegevens, dan kan Toeslagen dat volgens het wetsvoorstel wel bij de organisatie terugvorderen.

Al nu: een nieuw portaal voor je maandelijkse gegevens

Ook in het huidige stelsel verandert er iets. Toeslagen rolt een nieuw portaal uit voor de maandelijkse gegevenslevering die nu al verplicht is. Een organisatie die er al mee werkt vertelde dat je fouten nu vooraf ziet in plaats van achteraf, en dat je met één keer inloggen tussen meerdere bv's kunt wisselen. Volgens Toeslagen leveren er twintig organisaties via het portaal, kwamen er deze maand 420 aanmeldingen binnen en moeten in juli 2027 alle organisaties erop zitten. Toeslagen wil de overstap naar het nieuwe stelsel straks via dit portaal laten lopen.

Wat de sector vroeg

In de werksessies kwam één verzoek steeds terug: een helder overzicht van hoe het nieuwe stelsel werkt, op een niveau waarmee je je eigen mensen kunt meenemen. Veel organisaties lezen de stukken, maar houden geen samenhangend beeld over. Verder: zorg voor duidelijke en meertalige communicatie naar ouders, voorkom dubbel werk tijdens de overgang, en zorg voor een vast aanspreekpunt bij Toeslagen. Toeslagen werkt aan een aparte informatiepagina voor organisaties en organiseert over ongeveer twee maanden een volgende testmiddag.

Wat betekent dit voor je administratie?

Het nieuwe stelsel maakt het voor ouders eenvoudiger. Het werk verschuift naar de organisatie. De overheid zegt het zelf: het nieuwe stelsel "zorgt voor meer verantwoordingslast bij kinderopvangorganisaties".

Concreet wordt je kindadministratie de basis van je inkomsten. Het wetsvoorstel vraagt dat je contract-, factuur-, debiteuren- en aanwezigheidsadministratie per contract herleidbaar is en altijd direct kunt laten zien. Een fout in een contract of in de uren is straks geen administratief schoonheidsfoutje meer, maar een fout in je omzet. En de eigen bijdrage van de ouder blijft gewoon geïnd moeten worden: of de ouder betaalt, heeft geen invloed op de subsidie.

Daar komen nieuwe contracten met alle ouders bij, aangepaste algemene voorwaarden, een keuze over je cashflow en de verantwoording die hoort bij de DAEB.

Wat kun je nu al doen?

  • Zorg dat je kindadministratie klopt: contracten, plaatsingen en uren, per kind herleidbaar.
  • Meld je aan voor het nieuwe portaal voor gegevenslevering van Dienst Toeslagen.
  • Houd er rekening mee dat je straks met álle ouders nieuwe contracten sluit.

Liever dat iemand anders dit voor je regelt? DebiCare verzorgt de kindadministratie, contracten en het debiteurenbeheer voor kinderopvangorganisaties, en neemt straks ook de nieuwe verantwoording over. Wij volgen het stelsel dagelijks en zitten bij de testmiddagen van Dienst Toeslagen aan tafel, zodat jij dat niet hoeft. Op onze pagina over het nieuwe financieringsstelsel houden we de stand van zaken bij.