Onder de Wet financiering kinderopvang (WFK), die vanaf 2029 de financiering van kinderopvang verandert, kan de vergoeding voor een opvangdag stoppen als een kind die dag structureel niet gebruikt. Dat staat in artikel 2.7 van het wetsvoorstel. Voor jou als kinderopvangondernemer betekent dit dat aanwezigheid straks per kind en per opvangdag in je kindplanning moet staan. Niet alleen voor de bezetting, ook omdat de vergoeding voor een ongebruikte dag kan vervallen.

Wat regelt artikel 2.7 precies?

Artikel 2.7 zegt dat het recht van een kinderopvangorganisatie op de vergoeding kan eindigen "voor zover" er sprake is van structurele afwezigheid van het kind. De uitvoerder stelt dat vast volgens regels die later in een algemene maatregel van bestuur (AMvB) komen. Die twee woorden "voor zover" zijn belangrijk. De vergoeding hoeft dus niet in één keer helemaal te vervallen, het kan ook om één dag gaan.

De toelichting geeft een voorbeeld: een kind staat drie dagen per week ingeschreven, maar komt in de praktijk structureel twee dagen. Dan kan de vergoeding worden teruggebracht naar twee opvangdagen. Volgens de huidige opzet wordt de subsidie bij vastgestelde structurele afwezigheid naar de toekomst toe aangepast, dus zonder automatische grote terugvordering over voorgaande maanden. Wel blijft de vraag wat er dan met het contract tussen ouder en organisatie gebeurt. Want de dag kan contractueel nog bestaan terwijl de overheid er niets meer voor betaalt, en die praktische gevolgen moeten nog worden uitgewerkt.

Waarom wordt aanwezigheid ineens belangrijk voor je geld?

Onder de WFK moet je de aanwezigheid van kinderen registreren en doorgeven aan de uitvoerder. De vergoeding zelf blijft in beginsel gebaseerd op gefactureerde uren, het kabinet wil uitdrukkelijk geen systeem waarin elk aanwezig uur apart wordt afgerekend. Toch krijgen de aanwezigheidsgegevens drie functies: risicogericht toezicht, controle op opvallende verschillen tussen gefactureerde uren en werkelijke aanwezigheid, en het vaststellen van structurele afwezigheid. Daarmee telt wat er echt op de groep gebeurt straks mee voor je financiering.

Met een inkomensonafhankelijke vergoeding van 95,6 procent wordt een extra opvangdag voor veel ouders veel goedkoper. Het kabinet erkent zelf dat ouders daardoor minder prikkel hebben om alleen de dagen af te nemen die ze echt nodig hebben. Denk aan een gezin dat drie dagen opvang gebruikt, maar er vier vastlegt als reserve. Die vierde plek blijft dan bezet, terwijl er misschien een ander gezin op je wachtlijst staat.

Wanneer is een kind structureel afwezig?

Dat staat nog niet vast. In de memorie van toelichting noemt de regering wel voorbeelden. Een kind dat acht weken of langer niet verschijnt op een dag waarvoor subsidie wordt verstrekt. Of een kind dat over een langere periode, bijvoorbeeld zes maanden, minder dan 40 procent van de gecontracteerde dagen aanwezig is. Artikel 2.7 zelf noemt die acht weken en die 40 procent niet, de echte grens volgt pas in de AMvB.

Wat wel duidelijk is: gewone afwezigheid valt er niet onder. Een kind mag ziek zijn, op vakantie gaan of een dag bij opa en oma blijven. Ook flexibele breng- en haaltijden blijven mogelijk. Een kind dat iedere woensdag van 08.30 tot 16.30 uur aanwezig is terwijl het contract van 07.00 tot 18.00 uur loopt, hoeft dus geen probleem te zijn. Een kind dat iedere woensdag ingepland staat maar maandenlang vrijwel nooit verschijnt, kan dat uiteindelijk wel worden. Voor langdurige ziekte en andere bijzondere omstandigheden worden uitzonderingen voorzien.

Wat vraagt dit van je kindplanning?

De toelichting legt ook verantwoordelijkheid bij de houder: kinderopvangorganisaties moeten voorkomen dat gecontracteerde dagen structureel afwijken van de dagen die echt worden gebruikt. Dat betekent dat jij het verschil moet zien voordat de uitvoerder het ziet. Dat lukt alleen als je per kind en per contractdag bijhoudt of het kind kwam, of het is afgemeld en waarom.

Afmelden wordt daarbij veel belangrijker. Nu gaat afmelden vooral over groepsplanning en ruilregels, en veel ouders melden hun kind niet altijd af. Ook een ouderapp is geen garantie dat afmelden goed verloopt. Leg daarom vast wat een afmelding is en zorg dat een niet-afgemelde afwezigheid ook als zodanig in je planning terechtkomt. Zo kun je later laten zien dat een afwezigheid ziekte of vakantie was en geen structureel ongebruikte dag.

Het mooie is dat dezelfde gegevens je ook helpen bij capaciteit. Als blijkt dat een dag feitelijk niet nodig is, kan het contract in overleg met de ouder worden aangepast. Die vrijgekomen plek kun je dan aanbieden aan een gezin dat wacht. Hoe je bezetting, contracten en wachtenden samen in beeld houdt, lees je bij onze kindplanning en wachtlijstbeheer. Bij DebiCare denken we graag mee over hoe je aanwezigheid aan contractdagen koppelt.

Wat betekent dit voor jouw organisatie

De regels zijn nog niet definitief, maar de richting is helder. Je hoeft niet te wachten op de AMvB om je administratie klaar te maken. Begin met deze stappen:

  1. Registreer aanwezigheid per kind en per contractdag. Kijk of je systeem aanwezigheid koppelt aan de contractdag, met een reden bij afwezigheid zoals ziekte, vakantie of niet afgemeld.
  2. Maak een vast signaal voor lange afwezigheid. Bekijk bijvoorbeeld elke maand welke kinderen op een vaste dag al weken niet zijn geweest, zodat je tijdig het gesprek met ouders kunt voeren.
  3. Bespreek afmelden en contractdagen met ouders. Leg uit waarom afmelden straks meer gewicht krijgt en bied aan het contract aan te passen als een dag structureel niet nodig is.