Het kabinet ligt op koers om het nieuwe financieringsstelsel voor de kinderopvang op 1 januari 2029 in te voeren. Voor je administratie is dat meer dan een beleidswijziging, want de manier waarop geld binnenkomt verandert. Nu factureer je het volledige tarief aan ouders en regelen zij zelf hun toeslag. In het nieuwe stelsel financiert de overheid het grootste deel van de opvang en betalen ouders een eigen bijdrage. Dat raakt je facturatie, je debiteurenbeheer, je contracten en de manier waarop je subsidies verantwoordt. Veel details zijn nog niet definitief, maar de richting is duidelijk genoeg om nu al kritisch naar je eigen inrichting te kijken.

Welke geldstromen veranderen er?

Vandaag draait je administratie in de basis om één grote geldstroom: ouders betalen jouw factuur. De kinderopvangtoeslag komt bij de ouder binnen, niet bij jou. Daarnaast heb je misschien een gemeentelijke subsidie voor peuteropvang of voorschoolse educatie, met een eigen aanvraag en verantwoording. Je debiteurenpositie hangt daardoor sterk af van hoe goed ouders hun toeslag op orde hebben. Gaat er bij een ouder iets mis met de toeslag, dan merk jij dat meestal als een betalingsachterstand.

In het nieuwe stelsel splitst die ene stroom zich op. Een groot deel komt van de overheid en een kleiner deel van ouders, als eigen bijdrage die wordt berekend als percentage van de maximumuurprijs. Het kabinet kiest daarbij voor een dienst van algemeen economisch belang (DAEB): kinderopvang krijgt een publieke taak waarvoor de overheid onder voorwaarden financiering mag verstrekken. Voor jou betekent dat een extra financier die eisen stelt aan hoe je gegevens aanlevert en verantwoordt. Wat je precies moet aanleveren en hoe vaak, is nog onderdeel van de uitwerking. Het wetsvoorstel moet ook nog door de Tweede en de Eerste Kamer worden behandeld.

Neem een organisatie met een paar locaties en een mix van dagopvang en bso. Nu ziet de boekhouding per kind één debiteur en één factuur per maand. Straks heb je per kind minimaal twee betalers, met elk hun eigen moment van betalen en hun eigen spelregels. Dat vraagt om een administratie die per kind precies kan laten zien welk deel bij wie hoort. Wie dat nu al overzichtelijk heeft, hoeft straks vooral instellingen aan te passen in plaats van processen opnieuw te bouwen.

Wat betekent dit voor je facturatie aan ouders?

De factuur aan ouders wordt kleiner, maar niet per se eenvoudiger. Je factureert straks niet meer het volledige tarief, maar het deel dat voor rekening van de ouder komt. Die eigen bijdrage moet kloppen met de afgenomen opvang en met de regels van het nieuwe stelsel. Hoe het precies zit met tarieven die hoger liggen dan de maximumuurprijs, is een punt waarvan je de uitwerking goed moet volgen. Het is verstandig om je tariefopbouw nu al per product vast te leggen, zodat je straks snel kunt doorrekenen wat dat voor de ouderfactuur betekent.

Belangrijker nog is wat er achter de factuur zit. Nu geven ouders wijzigingen voor hun toeslag zelf door en is jouw contractadministratie vooral de basis voor je eigen factuur. In het nieuwe stelsel worden jouw gegevens over uren, pakketten en ingangsdata de basis voor wat je van de overheid ontvangt. Een fout in een contract is dan niet alleen een fout op een factuur, maar ook een fout in je financiering. Stel dat een ouder halverwege de maand een extra dag afneemt en die wijziging wordt pas weken later verwerkt. Dan moet je straks zowel de ouderfactuur als het overheidsdeel corrigeren, en dat kost dubbel werk.

Ook je debiteurenbeheer verandert van karakter. Kleinere bedragen per ouder betekenen minder risico per debiteur, maar niet minder werk als je incassoproces niet op orde is. Tegelijk krijg je een grote debiteur erbij, namelijk de overheid, waarbij je betaling afhangt van correcte en tijdige aanlevering. Rond de overgang zelf krijg je bovendien te maken met facturen onder het oude en het nieuwe stelsel naast elkaar. Een goede afsluiting van het oude jaar, met schone openstaande posten, maakt die overstap een stuk rustiger.

Hoe zit het met subsidie en toeslagstromen?

Subsidies van gemeenten blijven een aparte stroom om rekening mee te houden. Werk je nu met subsidie voor peuteropvang of voorschoolse educatie, dan heb je al ervaring met aanvragen, voorschotten en verantwoorden achteraf. In het nieuwe stelsel krijgen gemeenten daarnaast meer mogelijkheden om de eigen bijdrage van ouders te vergoeden. Voor jouw administratie kan dat een derde betaler per kind opleveren: de overheid, de gemeente en de ouder. Dat werkt alleen als je per kind kunt vastleggen wie welk deel betaalt en op basis van welke afspraak.

Ook de huidige toeslagstroom verdwijnt niet van de ene op de andere dag uit je administratie. Tot de overstap blijven jaaropgaven, wijzigingen en vragen van ouders over hun toeslag gewoon doorlopen. Ook na de overstap kunnen er nog vragen komen over oude toeslagjaren, bijvoorbeeld van een ouder die een correctie of een oude jaaropgave nodig heeft. Houd je historische gegevens dus goed toegankelijk en zorg dat je archief niet verdwijnt bij een wissel van systeem. Het is een klein punt, maar juist daar ontstaan later vervelende zoektochten.

Wil je weten hoe jouw administratie ervoor staat, dan kun je met ons kijken naar advies en tijdelijke ondersteuning bij je administratie. Als officieel toeslagendienstverlener volgen wij de uitwerking van het nieuwe stelsel op de voet en vertalen we die naar wat het betekent voor facturatie en contracten.

Wat betekent dit voor jouw organisatie

Je hoeft niet te wachten tot elke regel bekend is om te beginnen. De onderdelen die in elk scenario belangrijk zijn, kun je nu al op orde brengen. Deze drie stappen helpen je op weg:

  1. Breng je geldstromen in kaart. Zet per stroom op een rij wie betaalt, op basis van welke gegevens en hoe je die verantwoordt. Denk aan ouderbijdragen, gemeentelijke subsidies en eventuele andere regelingen. Zo zie je straks direct waar de nieuwe overheidsfinanciering in je proces past.
  2. Maak je contract- en kindadministratie kloppend. Controleer of uren, pakketten en ingangsdata overal gelijk zijn en of wijzigingen snel worden verwerkt. Deze gegevens worden de basis van je financiering, dus elke achterstand werkt straks door in je geldstroom.
  3. Vraag je softwareleverancier naar het nieuwe stelsel. Kan je systeem een bedrag per kind verdelen over meerdere betalers en kan het gegevens aanleveren in een vorm die een financier vraagt? Hoe eerder je dat weet, hoe meer tijd je hebt om bij te sturen.

Met deze basis op orde wordt de overstap vooral een kwestie van instellen en controleren, en niet van brandjes blussen.