Dienst Toeslagen werkt achter de schermen hard aan een nieuw ouderportaal voor de toekomstige financiering van de kinderopvang. Samen met onderzoeksbureau HappyLabs worden ouders uitgenodigd om dat portaal te testen: klopt het? Werkt het makkelijk? Is alles duidelijk? Dat gebruikersonderzoek klinkt misschien als iets wat ver van jou als ondernemer af staat, maar het raakt jouw facturatie direct.
Waarom dit ook voor jou telt
In het nieuwe stelsel stroomt het geld niet meer via de ouder, maar rechtstreeks naar jouw organisatie. Dat ouderportaal is de plek waar ouders hun gegevens beheren, hun opvang registreren en hun situatie doorgeven aan Dienst Toeslagen. Wat ouders daar invullen, heeft straks effect op wat er bij jou binnenkomt. Kloppen de gegevens niet, of begrijpen ouders het portaal niet goed, dan ontstaan er verschillen tussen wat jij factureert en wat Dienst Toeslagen uitkeert. Dat soort verschillen los je niet even snel op.
Facturatie wordt een ander vak
Nu stuur je een factuur aan de ouder, de ouder ontvangt toeslag en betaalt jou. Straks loopt dat anders: het overheidsaandeel komt rechtstreeks bij jou binnen en de ouder betaalt alleen nog het resterende eigen deel. Twee geldstromen, twee ritmes, twee bronnen van fouten. Je facturatieproces moet daar klaar voor zijn.
Dat betekent concreet: je contracten en plaatsingsgegevens moeten kloppen tot op het uur, want die vormen de basis voor wat Dienst Toeslagen uitkeert. Een fout in een contract of een verkeerd geregistreerde uur vertaalt zich straks direct in een te lage of te hoge uitkering. En dan begint het corrigeerwerk, precies op het moment dat je het drukst hebt.
Wat je nu al kunt doen
De invoeringsdatum van het nieuwe stelsel staat nog niet vast, maar dat is geen reden om niets te doen. Integendeel: juist nu heb je de ruimte om je facturatieproces rustig door te lichten. Een paar dingen die nu al de moeite waard zijn:
Controleer of je contracten actueel en volledig zijn. Klopt het aantal uren, de ingangsdatum, de afgesproken tarieven? Als die basis niet klopt, gaat straks de financiering ook niet kloppen. Kijk ook naar hoe je nu factureert: zijn je processen ingericht op één geldstroom van de ouder, of kun je straks makkelijk schakelen naar twee aparte stromen? En hoe communiceer je nu met ouders over facturen en betalingen? Als ouders straks een nieuw portaal moeten gebruiken, wil je als organisatie weten wat er bij hen speelt.
Wil je weten hoe jouw facturatie er nu voor staat en wat er moet veranderen? Op de pagina facturatie voor kinderopvangorganisaties lees je hoe DebiCare daarbij helpt, van de dagelijkse factuurstroom tot de voorbereiding op het nieuwe stelsel.
De basis op orde, nu en straks
Het nieuwe ouderportaal laat zien dat de overheid serieus bezig is met de uitvoering van de stelselwijziging. Dat is goed nieuws, maar het betekent ook dat de verandering echt komt. Organisaties die nu hun facturatie en kindadministratie op orde brengen, staan straks rustig aan de start. Wie wacht, heeft straks haast op het slechtste moment.